一、为确保学生会工作规范、有序地进行，特制定本条例。

二、档案管理工作统一由学生会办公室负责，办公室对学生会所有文件进行分类、管理、归档，并及时对各项工作进行总结，在例会上向主席团汇报情况。此外，听取各部的意见和建议，及时总结经验，保障学生会的工作顺利进行。

三、学生会档案分类为：会议记录、干部档案、奖励记录、工作计划预算及工作总结、各部门学期活动等记录。有关档案都将据此分类。

四、学生会各部门每学期初（开学第一周）应向学生会主席团成交一份详细的工作计划及预算。学期末（第18周左右），各部门应将本学期工作进行总结，整理制作各部门本学期活动记录文档册。

五、各部开展大型活动应做详细的活动预算、活动记载、宣传文稿、活动图片及音像、活动总结等应认真记录活动开展情况，并及时交至办公室存档。

六、各部将材料教导办公室后，由办公室按部门、类型存档。各部门如需查阅，归还时必须放换原位，并不得有缺损。

七、档案一般不外借，外单位如须外借，需经学生会主席同意，并在办公室进行登记，留下证件，按时归还。

八、各类档案是主席团，院团委对各部门工作表现作综合评价的重要依据，也是对学生干部进行考核和评优的依据。各部门应该认真对待。

九、本制度解释权在院学生会办公室。

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