河北环境工程学院学生会印章是学生会组织的标志及权力的象征,体现着学生会的组织和责任。为加强学生会内部的相互监督机制,防止不良行为的发生,使公章的使用更加制度化、规范化,特制定河北环境工程学院学生会办公室公章使用制度。
1.公章的使用权:主席团有印章使用权,其他直属部门需使用印章时,必须经主席或副主席批准,由办公室记录在案(包括时间、文件内容、文件数目、申请人、签名主席、记录人)方可。
2.公章的保管:印章一般由办公室主任及分管副主任负责保管,保管者不得委托他人代为管理,不得将公章随意带出办公室,不得随意摆放,更不得将其交于他人使用,以防止公章被盗用,给学生会乃至学校带来不必要的损失。
3.公章的加盖方法:
(1)、凡学生会上报、下发、对外交流的正式文件必须加盖公章;一般会议性通知,由办公室加盖印章;
(2)、各部门需要以学生会名义下发各院系的正式文件,由各部部长交主管主席审阅后,由主管主席加注批准意见后办公室加盖公章;
(3)、学生会红头文件,各大型活动正式文件和对外交流正式文件,必须由主席审阅后加注批准意见,办公室方可加盖印章;
(4)、因私人原因需加盖公章者,需有关负责人(主席团成员)同意后,再到办公室盖章;
(5)、盖印章前办公室人员必须仔细阅读文件,对一些行文不规范(字迹潦草、有明显涂、改痕迹、表达不清、落款单位不明)的文件,可以拒绝加盖印章。
4.公章使用程序:
(1)、所需加盖公章的材料、文件等获得分管主席的同意;
(2)、经过公章保管人的审查;
(3)、在办公室认真完成“公章登记表”的填写。
5.公章使用时间:
每周一——周五晚部长值班时间(19:00------21:00)
注:若有紧急事宜,另交主席团处理。
中国环境管理干部学院学生会